Entrevista a CAPTIO, líder en el mercado español para la gestión de viajes de empresa

Captio es la plataforma líder en el mercado español para la gestión de viajes de empresa, mediante la digitalización de los tickets y extracción automática de los datos a partir de una foto tomada con un smartphone. Esta captura substituye al ticket original a todos los efectos, ya que es la primera solución homologada por la Agencia Tributaria (AEAT), integrando el proceso de gestión de gastos en un único flujo sin papeleo, sin tareas manuales y sin fraudes, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y dinero.

Captio, es una startup que se funda en 2012, siendo una spin-off de OnGest, un proyecto anterior de los fundadores de la compañía actual. Una startup que incluiríamos dentro del sector de Infraestructura financiera, gestión automatizada de procesos y digitalización, dentro de nuestro mapa Fintech España.

Los cofundadores y equipo directivo de Captio son:

Joel Vicient – Director Ejecutivo (CEO)
Dan Moser – Director de Marketing (CMO)
Lluís Claramonte – Director Técnico (CTO)
Joaquim Segura – Director de Ventas y Operaciones (COO)

En el año 2015, Captio ha cerrado una ronda de inversión de 2,3 millones de euros con el apoyo de Kibo Ventures, uno de los gestores de los fondos Amerigo de Telefónica, y Bankinter, a través del programa “Emprendedores” de la Fundación Innovación Bankinter. Desde su fundación, Captio ha captado en total 4,5 millones de euros desde su fundación, siendo 3,5 millones de capital privado y 1 millón más de inversiones públicas.

Entre sus accionistas se encuentra, además, los fondos VenturCap y THCap, así como inversores reconocidos en España como Carlos Blanco (fundador de la aceleradora de startups Conector), Carlos Domingo (exdirector de Telefónica I+D), Jaume Gomà (Ulabox) o Jesús Monleón (Fundador SeedRocket).

De 14 trabajadores en 2014, Captio cerrará el ejercicio 2015 con 50 trabajadores en la empresa. En su gran mayoría, la plantilla de Captio proviene de la ingeniería y se dedica al I+D y a las ventas. Además, la tecnológica también cuenta con profesionales con formación en economía y finanzas, administración de empresas y comunicación.

La facturación de Captio en 2014 aumentó cinco veces en comparación con el año 2013. Los usuarios del software de gestión de viajes de empresa aumentan a un ritmo del 400% anual.

La sede de Captio se encuentra en Tortosa (Tarragona), con oficinas en Madrid y en Barcelona. Captio abrirá nuevas delegaciones en Londres (Reino Unido), París (Francia) y Milán (Italia) en 2016 con el objetivo de asentarse en el mercado europeo. También lo hará en Latinoamérica, en una capital del centro del continente aún por definir.

Plantilla de Captio (diciembre 2015)

1. Para todos aquellos que no estén familiarizados con el término: ¿Qué es Captio? ¿Cómo os definiríais?

Captio parte de una idea muy sencilla: simplificar la gestión de los gastos en movilidad. Así, a través de la app de Captio en cualquier smartphone, se fotografían los tickets derivados de los viajes corporativos, se digitalizan automáticamente los datos y se genera la nota de gastos, gracias a un sistema de OCR (lectura automática de caracteres) de desarrollo propio.

Nosotros nos definimos como una solución para hacer la vida más fácil a todas aquellas empresas que tienen empleados en movilidad y realizan gastos en su día a día. Simplificamos los procesos de gestión de gastos de viajes, ayudamos a ahorrar tiempo y dinero, y contribuimos a reducir el fraude interno y a controlar que se sigan las políticas de gastos en la empresa. Captio es aliada para el trabajador de la gran empresa, pero también para el departamento de Administración y Finanzas.

2. ¿Qué os animó a empezar con este proyecto?

Detectamos que pequeñas, medianas y grandes empresas invertían muchísimo tiempo en el proceso de reportar, generar la nota de gastos, agrupar los tickets y facturas, así como en todo el proceso de revisar esos tickets, su abono, etc. Fue entonces cuando decidimos crear un software de productividad basado en una app que pudiese solucionar todos estos procesos de forma fácil y efectiva.

3. A priori, muchas empresas prefieren la opción de llevar estas gestiones personalmente o evitan usar este tipo de aplicaciones, ¿qué ventajas les ofrece Captio frente a otros? ¿Qué hace os hace diferentes? ¿Qué añade que no hayamos visto o escuchado antes?

Nuestro principal competidor es la hoja de Excel. Sin embargo, lo que hace diferente a Captio es la productividad que ofrece, ya que su uso permite que el trabajador ahorre el tiempo de hacer la hoja de gastos y el departamento financiero se ahorra hasta el 70% del tiempo que dedicaba a su revisión.

Además, Captio permite la eliminación del papel, ya que es la primera aplicación homologada por la Agencia Tributaria (AEAT), permitiendo desechar el ticket físico una vez se ha tomado la foto del gasto.

4. ¿Hay alguna restricción para vuestros clientes? ¿A quién está dirigido?

Nos centramos en medianas y grandes empresas, con muchos empleados en movilidad que liberamos para que se puedan dedicar a tareas en las que pueden aportar mayor valor añadido. Es por ello que nuestros principales usuarios son los departamentos de administración y finanzas de estas corporaciones, con entornos complejos, donde es necesario hacer una gestión efectiva de los gastos de viaje de los equipos.

Equipo fundador de Captio. De izqda. a derecha: Lluís Claramonte (Director Técnico – CTO); Joaquim Segura (Director de Ventas y Operaciones – COO); Dan Moser (Director de Marketing – CMO) y Joel Vicient (Director Ejecutivo – CEO).

5. En temas de gastos y gestión, tanto para trabajadores como para empresas, es importante estar siempre dentro de la legalidad, por ejemplo guardar facturas, tickets… ¿Es seguro?

Es totalmente seguro y legal. Según la normativa de la AEAT, para que una empresa pueda eliminar, de forma permanente y segura, el papel de sus tickets, facturas y otros documentos, debe usar un software de Digitalización Certificada como Captio, la primera aplicación homologada para ello.

Además, la AEAT obligará a partir del 2017 a todas aquellas compañías con facturación superior a los 6 millones de euros anuales a enviar las facturas y los tickets de compra a la Administración en tiempo real, en un máximo de cuatro días, llevándolo a cabo son softwares de Digitalización Certificada. Muchas grandes empresas iniciarán de forma voluntaria este plan de control electrónico del IVA desde este próximo mes de enero de 2016.

6. Sois una empresa que ha empezado en tiempos algo inestables, y en un mercado en el que hay muchos competidores. ¿Cuáles son vuestras previsiones de futuro?

Seguimos consolidando el mercado en España, donde ya tenemos más de 300 empresas clientes, pero nuestros planes pasan por Europa y Latinoamérica. Aunque nuestro sistema ya está presente en 10 países, ya que grandes empresas como Carglass, Bodegas Torres u Olympus han decidido exportar la herramienta a sus filiales internacionales, ya estamos ultimando la infraestructura y los recursos humanos necesarios para abrir delegaciones a principios de 2016 en Londres (Reino Unido), París (Francia) y Milán (Italia).

En paralelo, también estamos preparando nuestra inmediata entrada en Latinoamérica, con Panamá como base de operaciones. Esperamos que el 30% de nuestra facturación provenga de fuera de España durante el próximo 2016.

7. ¿Crees que es posible mejorar la situación de las empresas pioneras en nuestro país, las “made in Spain”? ¿Hemos mejorado estos últimos años o aún queda mucho camino por recorrer? ¿Qué medidas adoptarías?

Por ahora dos de cada tres profesionales de las finanzas en España desconocen el término “fintech”, según los datos arrojados por el I Informe Fintech elaborado por Captio y ASSET, la Asociación Española de Financieros de Empresa. Sin embargo, aunque se desconozca el término y no se hable propiamente de fintech, las nuevas tecnologías aplicadas a las finanzas sí están llegando a España, sobre todo gracias a la adaptación de herramientas que ya usan las multinacionales extranjeras.

Es difícil prever cómo evolucionará la empresa española para no quedar obsoletas o perder competitividad y eficiencia, pero desde Captio creemos que es necesario eliminar la reticencia al cambio y a la incorporación de novedades tecnológicas, tener una visión de los beneficios de las soluciones fintech más allá de los puramente económicos y saber integrar las novedades con fluidez, para que las empresas y los usuarios avancen al mismo ritmo que los productos fintech.

8. ¿Qué les dirías a todos aquellos que están buscando controlar sus gastos y ahorrar o que habitualmente recurren a otros tipos de vías para hacerlo?

Por nuestra experiencia en Captio, que las empresas dispongan de una política de gastos es fundamental. Otras buenas ideas que hemos ido recopilando para el ahorro en la empresa son anticiparse en la contratación de servicios, sobre todo en lo referente a viajes y transporte, ya que suelen abundar las ofertas para los más previsores; o prescindir de los vehículos de empresa gracias al renting o el car sharing.

Además, contar con herramientas como Captio, que automatizan el proceso de gestión de gastos, también contribuyen al ahorro en la empresa. Gracias al fintech, los controllers financieros disponen de una visión global de los gastos de los equipos de trabajo, lo que les permite controlar las situaciones de fraude y las irregularidades.